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Comment gérer son temps quand on est travailleur autonome

5 min

Par OfficiumLIVE - octobre 25, 2018

La chose la plus difficile lorsqu'on est travailleur autonome est de bien gérer son temps et ses tâches. Personne n'est derrière vous pour vous inciter à avancer plus vite et pour vous aider à gérer vos priorités. Pourtant, pour bien réussir en affaire, il faut savoir bien gérer son temps. Non seulement pour vous assurer que toutes vos tâches soient réalisées, mais aussi pour vous éviter de devoir travailler des semaines de 80 heures. Le fait d'être plus efficace sera aussi beaucoup plus rentable pour vous, en plus d'abaisser votre niveau de stress. Voici donc quelques conseils qui vous aideront à mieux gérer votre temps et vos priorités.

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Comment gérer son temps quand on est travailleur autonome

  1. Mettez à jour votre liste de tâches: D'abord, il vous faut répertorier vos tâches. Selon votre journée et votre semaine, vous devez déterminer quelles tâches sont à faire en priorité. Créez une hiérarchisation de vos tâches, par exemple, en accordant une cote d'importance de vos tâches. Vous pouvez utiliser des cotes de 1 à 5, ou des lettres de A à D selon le niveau de priorité de la tâche. Cela vous aidera à savoir ce que vous devez faire d'abord.Les tâches doivent aussi être bien décrites et ne pas être trop vagues. Si vos tâches semblent trop complexes ou importantes, essayez de ventiler vos grandes tâches en plusieurs sous-tâches. Il sera plus clair pour vous de savoir ce que vous avez à faire, et vous aurez l'impression de mieux avancer. Vous aurez moins l'impression que la charge de travail est importante et aurez plus de facilité à réaliser votre tâche, en la faisant par étape.
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  2. Fixez-vous des objectifs: Il sera difficile de bien avancer si vous ne savez pas où vous allez. Alors donnez-vous une direction et une vision à suivre. Cela vous aidera à trouver les moyens d'atteindre vos objectifs et de faire que vos actions soient centralisées vers un point défini. Cela vous aidera aussi à éviter d'effectuer des tâches superflues qui ne vous permettent pas d'atteindre vos buts. Définissez donc des objectifs personnels à court, moyen et long terme. Pour ce faire, il est idéal d'utiliser la stratégie S.M.A.R.T. afin d'avoir des objectifs clairs et mesurables. L'objectif S.M.A.R.T. doit être :- Spécifique- Mesurable- Ambitieux- Réaliste- Temporellement définiCela signifie que vos objectifs doivent être bien précis, clairs et concis. Ils doivent pouvoir se mesurer et être assez importants pour vous donner un certain défi à relever. Par contre, ils doivent aussi être réalisables dans une période de temps déterminée.
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  3. Gérez vos distractions: Saviez-vous à quel point les distractions peuvent vous faire perdre du temps ? Surtout lorsque vous êtes en période d'inspiration où votre travail avance rapidement. Par exemple, lorsque vous recevez un courriel, vous dérogez de votre tâche pour le lire. Il n'est pas urgent, mais pour vous en libérer, vous faites ce que votre client demande. Lorsque vous retournez à votre travail précédent, vous avez perdu 15-20 minutes et ne retrouvez plus l'inspiration aussi facilement. À la fin de la journée, vous pouvez avoir perdu près de 2h de travail à avoir été distraits, ne serait-ce que quelques minutes par heure. Le meilleur moyen d'éviter les distractions est de faire appel à un assistant qui se chargera de faire le tri de vos courriels, répondre au téléphone et prendre vos rendez-vous. Cela vous évitera d'être toujours dérangé, en plus de vous donner plus de temps pour vos tâches importantes. Si vous ne pouvez pas déléguer vos tâches distrayantes, accordez-vous des plages horaires précises pour les réaliser. Outre ce temps, vous ne devez pas vous en préoccuper.
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  4. Évitez de procrastiner: La procrastination est votre pire ennemie, non seulement parce qu'elle vous empêche de réaliser vos tâches, mais surtout parce qu'elle vous rend coupable de ne rien faire. Certaines tâches sont difficiles à commencer parce qu'elles semblent trop grandes ou trop longues, et vous bloquez avant même d'avoir commencé. C'est d'autant vrai que lorsque vous voulez effectuer une tâche, vous vous dites que vous devez la terminer, donc vous choisissez de ne pas la commencer. Le truc est de vous donner de petits objectifs pour effectuer graduellement votre tâche. Par exemple, dites-vous que vous allez commencer votre travail, même si vous ne le terminerez pas. Donnez-vous des petits objectifs de temps, par exemple, que vous commencez votre tâche pendant 15 minutes. Dans ce cas, vous aurez déjà 15 minutes de votre travail d'accomplies. Lorsque vous reprendrez la tâche le lendemain, vous serez ravis de voir qu'elle est déjà entamée. Sinon, pensez à diviser votre travail en sous-tâches dont les charges sont plus petites. Vous aurez l'impression d'avancer davantage et contournerez les pièges de la procrastination.
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  5. Évitez d'en prendre trop: Vous êtes parmi ces gens qui disent oui à tout et se retrouvent submergés de travail? Ou vous êtes plutôt un microgestionnaire, qui tient à contrôler la moindre étape d'un projet? Dans les deux cas, il faut apprendre à en prendre moins sur vos épaules. Commencez à dire NON aux demandes abusives, extravagantes ou hors de votre champ de compétences. Apprenez aussi à déléguer certaines tâches aux autres. Vous trouvez des trucs pour vous habituer à déléguer dans l'article Comment les travailleurs autonomes peuvent devenir riche en déléguant, selon Timothy Ferriss.

  6. Sortez-vous du tourment du travailleur occupé: Plusieurs personnes sont performantes lorsqu'elles sont très occupées, ou en bon québécois, « dans le jus ». Vous avez besoin de sentir que les délais sont serrés, que les tâches sont nombreuses et que les rencontres s'enchaînent? Vous fonctionnez sur ce rush d'adrénaline en permanence? Par contre, cette dépendance à être occupé ne signifie pas que vous êtes performant, surtout que vous êtes en constant état de stress. Apprenez à prendre les choses tranquillement, et vous vous rendrez compte que votre travail sera plus facile à réaliser, en plus d'être de meilleure qualité et de contenir moins d'erreurs.

  7. Cessez d'être multitâches: Vous pensez que vous économisez du temps en répondant à vos courriels tout en parlant au téléphone? Par contre, c'est tout le contraire. Vous rendrez l'exécution de vos tâches plus lentes et devrez redoubler d'efforts pour vous assurer de la qualité de ces deux tâches. Concentrez-vous plutôt sur une tâche à la fois, et souvenez-vous que quelqu'un d'autre peut probablement faire certaines de vos tâches à votre place. Plutôt que de faire deux choses en même temps, laissez votre assistant faire l’une de ces tâches.
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  8. Faites des pauses: Votre cerveau a besoin de se reposer et de se recharger. Se changer les idées, ne serait-ce que quelques minutes, permet à votre cerveau d'être de nouveau plus concentré à la tâche. Ne pensez pas que vous économiserez plus de temps en ne prenant aucune pause. Vous serez en fait plus lent. Prenez le temps de manger lorsque vous avez faim, de vous hydrater lorsque vous avez soif et d'évacuer les mauvaises pensées lorsqu'elles prennent trop de place dans votre esprit.
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  9. Respectez votre rythme: Êtes-vous plutôt du type matinal ou êtes-vous plus performant le soir? Quel que soit votre cas, placez les tâches les plus importantes aux moments où vous êtes le plus productif. Vous n'avez pas à suivre le modèle établi, pensez à vous rendre efficace, même si cela signifie de travailler de midi à 20h. Et si vous devez offrir un service pendant les heures normales de bureau, pensez à déléguer vos tâches à un assistant.

 

Il est maintenant temps de mettre en pratique ces quelques trucs. N'hésitez pas à faire appel à nos assistants virtuels pour vous aider à réaliser certaines tâches et à vous libérer du temps!

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